Hướng dẫn -> Danh sách phiếu tồn kho thực tế

Danh sách phiếu tồn kho thực tế

Sau khi nhân viên kho gửi phiếu Nhập tồn kho thực tế vào hệ thống. Người quản lý kho sẽ có nhiệm vụ xem xét các phiếu này đã hợp lý chưa, cần thay đổi gì không. Nếu mọi thứ đều ổn, người quản lý sẽ phê duyệt thông qua cho các phiếu đó. Mục danh sách phiếu tồn kho thực tế được tạo ra nhằm giúp nhà quản lý kiểm soát và xét duyệt toàn bộ các phiếu kiểm kê thực tế.

1. Đường dẫn đến danh sách phiếu tồn kho thực tế

Ở nút bắt đầu, chọn Quản lý kho/Kiểm kê thực tế/Danh sách phiếu tồn kho thực tế.

2. Các chức năng cơ bản tại cửa sổ danh sách phiếu tồn kho thực tế

Tại cửa sổ vừa hiện lên, chúng ta nên chú ý các khu vực được đánh số trong hình:

1. Khu vực tìm kiếm và trích lọc danh sách phiếu tồn kho thực tế theo trạng thái (bao gồm: Chờ duyệt, Duyệt, Đã xử lý).
2. Khu vực danh sách các nút công cụ hỗ trợ (bao gồm: Tạo mới, Xem, Xóa và In phiếu kiểm kho).
3. Khu vực danh sách phiếu tồn kho thực tế tại chi nhánh – kho hàng đang được chọn tại khung đỏ thứ 1
4. Khu vực danh sách các mặt hàng đã được kiểm kê trong 1 phiếu Tồn kho thực tế đang được chọn tại khung đỏ thứ 3.

3. Phê duyệt phiếu tồn kho thực tế

Để người quản lý có thể kiểm soát và phê duyệt danh sách phiếu tồn kho thực tế, đầu tiên chúng ta cần nắm rõ các thông tin chi tiết tại khung đỏ thứ 3 bao gồm:

• Mã phiếu: hiển thị mã số của phiếu tồn kho thực tế (mã số này hệ thống tự sinh ra sau khi người kiểm kho lưu phiếu).
• Người kiểm: hiển thị tên của người kiểm kho.
• Ngày tạo: hiển thị ngày tạo phiếu kiểm kê tồn kho thực tế này (hệ thống tự tạo ra khi nhân viên tạo phiếu Lưu lại).
• Ngày kiểm kho: hiển thị ngày chứng từ của phiếu Tồn kho thực tế.
• Kho: hiển thị tên của kho hàng đã được kiểm kê trong phiếu.
• Người cập nhật: hiển thị tên nhân viên cuối cùng đã cập nhật thông tin của phiếu này.
• Ngày cập nhật: hiển thị thời điểm cập nhật cuối cùng trên phiếu này.
• Người duyệt: hiển thị tên nhân viên đã xét duyệt của phiếu Tồn kho thực tế này.
• Ngày duyệt: hiển thị thời điểm xét duyệt của phiếu này.
• Diễn giải: thể hiện các chú thích thêm nếu có.

Tiếp theo, tại khung khoanh đỏ thứ 4, hệ thống sẽ hiển thị thông tin các mặt hàng nào đã được kiểm kê thực tế tại khung đỏ 3:

• Mã hàng: hiển thị mã số của mặt hàng đã được kiểm kê.
• Mặt hàng: hiển thị tên mặt hàng đã được kiểm kê.
• Đơn vị: hiển thị đơn vị tính của mặt hàng đã được kiểm kê.
• Lý thuyết: hiển thị số lượng mặt hàng hiện có trong hệ thống.
• Thực tế: thể hiện số lượng hàng thực tế còn tồn trong kho.
• Điều chỉnh: thể hiện số lượng hàng chênh lệch giữa Thực tế và Lý thuyết.
• Ngày hết hạn: thể hiện ngày hết hạn của mặt hàng (nếu có).
• Số lượng của lô: thể hiện số lượng hàng của lô hàng khi nhập kho.
• Trong lượng của lô: thể hiện trọng lượng của lô hàng khi nhập kho.
• Ghi chú của lô: thể hiện các chú thích thêm của lô hàng (nếu có).

Cuối cùng, người quản lý sẽ tiến hành xét duyệt bằng cách chọn dòng mã chứng từ Tồn kho thực tế và double click vào chứng từ đó ở khung đỏ thứ 3. Hệ thống sẽ mở cửa sổ Chi tiết phiếu kiểm kho:

1. Thanh công cụ bao gồm các nút chức năng: Tạo mới, Sửa, Sửa ngày chứng từ, Lưu, Bỏ qua, Xóa, Duyệt, Tạo phiếu điều chỉnh, Cập nhật số lý thuyết, Nhập từ barcode và Xuất/Nhập dữ liệu.
2. Danh sách các mặt hàng đã được kiểm kê.
3. Trạng thái hiện tại của phiếu Kiểm kho.

Tại đây, người quản lý sẽ kiểm tra và đánh giá số liệu giữa Thực tế và Hệ thống. Nếu mọi số liệu đều hợp lý, chúng ta click vào nút Duyệt trên thanh công cụ. Trong trường hợp có chệnh lệch giữa Thực tế và Hệ thống, chúng ta click vào nút Cập nhật số lý thuyết. Lúc này, hệ thống sẽ cập nhật lại số liệu ở cột Tồn lý thuyết cho đúng với số lượng của các chứng từ nhập kho.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành phần hướng dẫn Danh sách phiếu tồn kho thực tế. Trong bài kế tiếp, chúng ta sẽ tiếp tục với phần hướng dẫn Danh sách đơn mua hàng. Cảm ơn các bạn đã đọc bài hướng dẫn của Phần mềm Hợp nhất chúng tôi và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn sau.