PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE

Ngày đăng : 30/05/2017 - lần đọc:328

Thách thức đối với người mua phần mềm quản lý nhà hàng là hầu hết các phần mềm POS nhà hàng hiện nay đều thiếu tính năng đặc thù ngành nghề như theo dõi tiền boa (tips), quản lý đơn đặt hàng, tính giá thành món ăn... Do đó, thay vì tìm kiếm phần mềm với các tính năng chuyên biệt đáp ứng yêu cầu đặc thù của ngành nghề kinh doanh nhà hàng-cafe, người mua thường chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Do đó, chúng tôi soạn ra cẩm nang phần mềm POS nhà hàng này để giúp các ông chủ nhà hàng hiểu hơn về thị trường và tìm ra phần mềm loại thích hợp cho nhà hàng của mình.


Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

phần mềm POS cung cấp một bộ các giải pháp giải quyết các yêu cầu đặc thù kinh doanh nhà hàng có quy mô lớn nhỏ khác nhau như quản lý hàng tồn kho, bán hàng tự động, kế toán nhà hàng, và đặc biệt là tính năng đặt bàn... Sổ cái kế toán, khoản phải trả, khoản phải thu là các tính năng tiêu biểu của phần mềm quản lý nhà hàng, quán bar-cafe. Tính năng quản lý quan hệ khách hàng cũng đóng một vai trò nhất định trong phần mềm POS nhà hàng vì các phương tiện truyền thông xã hội (Facebook, Youtube, Google Maps..) đang là những tác nhân tạo ra những đổi mới đáng kể trong lĩnh vực CRM dịch vụ ăn uống ngày nay. Hàng tồn kho tại các nhà hàng rất dễ ôi hỏng do vậy chúng thường được bổ sung theo ngày, thậm chí theo giờ. Vì vậy, tính năng quản lý hàng tồn kho là một yêu cầu quan trọng của các ông/bà chủ kinh doanh nhà hàng. Giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn (HACCP) cũng rất quan trọng cho các mục đích quản lý và đảm bảo an toàn thực phẩm. Phần mềm POS nhà hàng cũng có thể thay đổi menu và điều chỉnh giá cả ở các thời điểm khác nhau trong ngày. Nhiều phần mềm tiên tiến còn được trang bị tính năng đặt bàn online. Các quán bar thường sử dụng phần mềm tương tự như nhà hàng, nhưng một số chủ quán bar có thể chọn sử dụng phần mềm quản lý quán bar chuyên biệt để đáp ứng các yêu cầu đặc thù kinh doanh quán bar.

Phần mềm quản lý bán hàng là gì

Các tính năng quan trọng của phần mềm quản lý nhà hàng

 

Gọi món tự động

Nhân viên phục vụ bàn sử dụng tính năng gọi món tự động bằng cách đặt món cho bar-bếp và theo dõi tiến độ giao món. Với một thiết bị di động (máy tính bảng Android, iPad...) hoặc trạm kiosk trong tay, người bồi bàn xử lý nhanh chóng và chính xác phiếu order. Một số phần mềm cao cấp có khả năng xử lý các đơn đặt hàng đặc biệt ngoài thực đơn.

In bar-bếp

Khi lệnh gọi món được nhập vào phần mềm, nó sẽ được máy in bill nhiệt in ra tờ giấy order hoặc hiển thị qua hoặc màn hình trong nhà bếp. Nếu nhà hàng có nhiều bar/bếp, phần mềm sẽ tự động chia món ra để in tại các điểm chế biến món ăn phù hợp. Đồng thời, phần mềm sẽ điều chỉnh hàng tồn kho ngay sau khi in bếp. Hệ thống tiên tiến này sẽ xâu chuỗi các món ăn như vậy để một bảng để đầu bếp sắp xếp xử lý cùng một lúc. Tính năng cao cấp của phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp còn cho phép các đầu bếp chủ động sắp xếp phối hợp ra món cùng thời gian.

Báo cáo hàng hóa hư hỏng

Phần mềm quản lý nhà hàng cần có khả năng phát hiện hàng hóa hết hạn, hư hỏng rồi ghi chép và báo cáo lại những đợt hủy/trả hàng.

Định lượng nguyên vật liệu

Chức năng định mức nguyên vật liệu (BoM, Bill of Materials) giúp người sử dụng liệt kê các nguyên liệu cấu thành nên sản phẩm. Theo đó mỗi sản phẩm được bán ra sẽ tiêu hao số nguyên liệu định mức tương ứng giúp nhà quản lý theo dõi được nguyên liệu tồn kho. Chức năng BoM là một trong những yếu tố đầu vào giúp nhà quản lý tính giá món ăn. Tuy nhiên, công việc tính giá món ăn tại nhà hàng là công việc rất phức tạp và không khả thi với một số đơn vị kinh doanh

Tính giá thành món ăn

Tính giá món ăn là tính năng quan trọng của phần mềm quản lý nhà hàng. Phần mềm sẽ tự động khấu trừ nguyên liệu định lượng theo công thức (bill of materials) vào nguyên liệu tồn kho rồi cộng thêm chi phí nhân công, tỷ suất lợi nhuận... sẽ giúp nhà quản lý xác định được giá bán của từng món ăn.

Quản lý thực đơn

Mục đích của tinh năng này là giúp nhà quản lý theo dõi các món ăn và giá cả của chúng. Một số phần mềm nhà hàng/cafe tiên tiến cũng sẽ cung cấp tùy chọn hiển thị món ăn trực quan bắt mắt. Ngoài ra, một số hệ thống còn có khả năng cung cấp thông tin về thành phần dinh dưỡng các món ăn, khuyến cáo chế độ ăn kiêng đặc biệt cũng như các thông tin ẩm thực khác.

Quản lý hàng tồn kho

Ngoài việc cho ra các báo cáo hủy hàng hóa ôi hỏng, phần mềm POS nhà hàng tiên tiến phải có tính năng quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ, cho phép xuất ra các báo cáo nhằm phát hiện ra nguyên nhân thất thoát, kiểm kê hàng tồn kho theo dõi tình trạng sử dụng hàng tồn kho... Phần mềm cũng có thể xuất ra các báo cáo giúp nhà quản lý giúp phát hiện hành vi trộm cắp hay san chia quá công thức định sẵn.

Tách hóa đơn

Chức năng chia tách hóa đơn thanh toán (split bill/split tenter) này giúp thu ngân nhà hàng tách hóa đơn cho bất kỳ kịch bản thanh toán nào. Có hai cách chia hóa đơn thanh toán phổ biến nhất là tách hóa đơn theo bình quân tổng hóa đơn, và tách hóa đơn theo món ăn.

Quản lý đơn đặt hàng

Chức năng quản lý nhập hàng cho phép quản lý nhà hàng có thể nhập hàng nhiều lần một ngày. Giá của các mặt hàng tươi sống cũng có thể thay đổi thường xuyên. Hệ thống sẽ thông báo chấp nhận giao hàng trước (ASN) báo cáo từ các nhà cung cấp và chuẩn bị báo cáo hàng tồn kho tiếp nhận để xác nhận số lượng và giá cả.

Quản lý quan hệ khách hàng

Phân hệ CRM của phần mềm quản lý nhà hàng giúp các ông chủ quản lý thông tin khách hàng (thông tin liên lạc, ngày trọng đại như sinh nhật, ngày cưới,...), theo dõi lịch sử mua hàng, nhận biết món ăn yêu thích của thực khách và qua đó có thể lên các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng cá thể hóa theo từng đối tượng mục tiêu. Phần mềm quản lý nhà hàng hiện đại có thể gửi bản chào hàng cho khách hàng mục tiêu qua email marketing và tin nhắn SMS. Tuy nhiên, phần mềm bằng cách nào đó phải cho phép khách hàng từ chối (opt out) các bản chào hàng trong tương lai.

 

Các mô hình triển khai phần mềm quản lý nhà hàng/cafe

Nhà hàng/quán cafe nhỏ. Thông thường, các nhà hàng nhỏ hay sử dụng máy tính tiền (cash register, phần mềm tính tiền), phần mềm POS độc lập hoặc phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ để chạy thanh toán tự động và thực hiện quản lý các nghiệp vụ nhà hàng cơ bản.

Bộ giải pháp phần mềm POS nhà hàng tổng thể. Một số chủ kinh doanh nhà hàng lại tìm kiếm các chức năng tích hợp nâng cao hơn như quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng, tính giá món ăn, quản lý định lượng nguyên vật liệu...

Chuỗi nhà hàng. Người tìm mua phần mềm POS quản lý chuỗi nhà hàng thường tìm kiếm các giải pháp phần mềm có khả năng mở rộng linh hoạt. Thông thường tính năng báo cáo doanh thu liên cửa hàng, một cơ cấu giá tập trung và chức năng quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ sẽ đáp ứng được yêu cầu của đối tượng khách hàng này.

Phần mềm POS nhà hàng online. Giải pháp phần mềm quản lý nhà hàng trên nền Web (SaaS) là "kẻ mới nổi" đáng chú ý tại Việt Nam. Tuy mới tham gia thị trường trong một thời gian ngắn nhưng giải pháp phần mềm dịch vụ POS nhà hàng này lại có tốc độ tăng trưởng nhanh nhờ mô hình triển khai linh hoạt, rẻ và nhanh gọn-phù hợp với các tiêu chí và tính toán của các ông/bà chủ kinh doanh nhà hàng-cafe.

Xu thế thị trường

Ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng trên thiết bị di động và giao diện người dùng (UI) sẽ là xu thế đáng chú ý ở phân khúc phần mềm bán lẻ - nghành nhà hàng/cafe. Dưới đây là hai xu hướng bạn nên lưu ý khi mua phần mềm POS nhà hàng:

Công nghệ giao diện người dùng. Một số nhà hàng cao cấp đang bắt đầu tích hợp công nghệ giao diện người dùng (consumer-facing technology) cho phần mềm nhà hàng/cafe bằng cách sử dụng các thiết bị di động như iPad, máy tính bảng Android, Windows Phone.. để tăng trải nghiệm nơi thực khách... Tại các nhà hàng này, thực khách có thể tự gọi món bằng máy tính bảng rồi chơi games giải trí trong khi chờ đợi món ăn. Họ cũng có thể tự tiến hành thanh toán hóa đơn trước khi ra về.

Gọi món bằng thiết bị di động. Ngày càng có nhiều nhân viên phục vụ bàn sử dụng máy tính bảng (iPads, tablets Android...) để tránh tình trạng quá tải cho máy tính POS đặt tại quầy, cải thiện tốc độ gọi món và thanh toán tại các quán ăn có lưu lượng khách xếp hàng lớn (quán ăn nhanh fastfood), cũng như cũng như tiết kiệm công sức cho các nhân viên bồi bàn làm việc tại các nhà hàng rộng lớn hoặc nhiều tầng.