Tại sao phải chọn giải pháp quản Quán Cafe Relipos ?

  • Phần mềm quản lý cafe với giao diện đơn giản, các chức năng được lập trình chức năng chuyên biệt cho từng bộ phận, đáp ứng mọi nghiệp vụ từ đơn giản đến nâng cao.
  • Kiểm soát chi tiết từng sự cố xày ra gian lận gây ra thất thoát của nhân viên, ghi nhận lịch sử giao dịch chi tiết, các báo cáo cảnh báo gian lận.
  • Sử dụng mô hình Cloud quản lý dữ liệu tập trung, và không phụ thuộc Internet ( vẫn hoạt động khi không có Internet).
  • Hệ thống quản lý theo quy trình khép kín từ quản lý bán hàng Order tính tiền, quản lý Chăm sóc khách hàng(CRM), quản lý tồn kho, quản lý tài chính.
  • Giải pháp quản lý chuỗi cà phê  nhiều chi nhánh dữ liệu được đồng bộ lên Cloud.
  • Hệ thống mở có phát triển tính năng báo cáo theo yêu cầu của khách hàng.
 

Giải pháp phần mềm quản lý quản cafe của Relipos

Giải pháp quản lý quán cafe Relipos đáp ứng được tất cả nghiệp vụ của quán cafe nhỏ,  quán cafe lớn đến một chuỗi cafe nhiều thương hiệu.Thiết kế chuyên biệt cho từng bộ phận trong hệ thống quản lý quán, là một quy trình quản lý khép kín từ phục vụ, quản lý pha chế, quản lý khách hàng(CRM), quản lý kho ( nguyên vật liệu ) đến quản lý tài chính..Đảm bảo số liệu thực tế, kiểm soát chặt chẽ nhất giảm thất thoát tới mức tối đa và có những báo cáo thống kê những hành vi của nhân viên có thể dẫn đến gian lận tiền bạc và làm thất thu của quán.

 

# 1.Phân hệ quản lý chuyên biệt cho lễ tân quán cafe.

Lễ tân là bộ phận đặc biệt tiếp xúc với khách hàng đầu tiên khi khách hàng tới quán, theo phương pháp cổ điển trước kia nếu muốn biết quán mình còn phục vụ được khách hay không, và còn bàn trống hay không thì lễ tân luôn phải vào thu ngân để hỏi xem là còn nhận khách nữa hay không làm giảm sự linh động, khách hàng phải đợi lâu sẽ dẫn đến làm khách bực bội, làm giảm uy tín của quán lâu dần sẽ dấn đến mất khách. 

Thấu hiểu được sự khó khăn của lễ tân tại quán phần mềm Relipos cho ra đời phân hệ quản lý lễ tân với công nghệ này lễ tân có thể sử dụng những thiết bị có sẵn nhưng điện thoại thông minh, Ipad, Tablet, SmartPhone... Xem được trực quan hiện tại quán mình đã có bao nhiêu bàn có khách bao nhiêu bàn trống và đưa ra gợi ý cho khách về không gian còn trống, chủ động kiểm tra bàn đã được đặt, khách đặt đã đến hay chưa để gọi điện nhắc khách.

TÍNH NĂNG CHO LỄ TÂN
Phân hệ dành cho phục vụ

# 2. Phân hệ quản lý dành cho phục vụ quán cafe,

 

Với phân hệ quản lý phục vụ của phần mềm Relipos, nhân viên phục vụ có thể sử dụng điện thoại thông minh, ipad, tablet để Order món ngay tại bàn cho khách không cần phải di chuyển lên thu ngân.Ngay lập tức Order sẽ được chuyển xuống bếp hoặc quầy pha chế bằng máy in hoặc phân hệ quản lý dành cho Bar, bếp .Giới thiệu món cho khách ngay tại bàn bằng hình ảnh trực quan, ghi nhận yêu cầu thêm, vị trí chỗ ngồi để bếp, bar biết chính xác ai ăn hoặc uống món và đưa đúng người khi ra món, theo dõi kiểm tra báo trực tiếp với khách khi món khách gọi đã hết, theo dõi thời gian pha chế còn bao lâu nữa thì có món cho khách.Check món nào khách đã sử dụng và theo dõi món nào chưa lên để không gặp tình trạng khách không ăn mà vẫn tính tiền,thời gian còn lại để chăm sóc đá, nước phục vụ khách một cách tốt nhất, đến khi tính tiền thì phục vụ có thể in bill tạm tính ngay tại khu của mình không cần phải vào quầy thu ngân, đến khi lấy tiền xong thì vào quầy thu ngân giao tiền và lấy tiền thừa trả lại cho khách và kết thúc bàn khi khách về và nhận khách tiếp theo.

# 3. Phân hệ quản lý dành cho Pha chế bằng máy in.

Ngay khi Phục vụ Order bằng điện thoại hoặc thu ngân Order bằng máy POS thì phần mềm sẽ tự động in vào máy in Pha chế đã được cài đặt từ trước, trên phiếu Order có ghi thông tin bàn, thời gian Order và nhân viên order, nhân viên tại bếp sẽ đọc món cho các bộ phận chế biến làm và mang lên cho khách, có thể in 1 bàn trên 1 tờ Order hoặc 1 món trên một tờ Order,khi nhân viên trả hàng thì Phần mềm in vào quầy pha chế tờ Order với lượng bị âm để báo bộ phận pha chế phải lấy món khách trả về, có thể lưu trữ tờ Oder để đối chiếu với thu ngân.Đây là mô hình cho bếp, bar mà nhiều quán Cafe áp dụng. 
Đối với phương pháp này thì khi trục trặc máy in hoặc mạng giữa Quầy pha chế và thu ngân không thông thì máy in sẽ ngậm bill và không in ra ,như vậy sẽ không biết làm món cho khách, và một số phần mềm quản lý không tốt thì sẽ bị mất bill Order vào bếp, 
Chúng tôi những chuyên gia lập trình đã xây dựng giải pháp quản lý điều trên, xây dựng giải pháp máy in trượt nghĩa là trước khi in xuống quầy pha chế thì phần mềm sẽ kiểm tra máy in có bị lỗi hoặc bị hết giấy không, nếu bị lỗi thì phần mềm sẽ trượt lên máy in bill của thu ngân và kèm với thông tin lỗi của máy in, như vậy sẽ biết được máy in bị lỗi gì mà không bị mất món của khách, 

Phân hệ dành cho Bar, Bếp
Quản lý bếp bằng màn hình món

# 4. Quản lý màn hình pha chế. 

Sử dụng các thiết bị thông dụng như Ipad, Tablet, màn hình tivi, SmartTivi để hiển thị và điều hành món ăn, màn hình càng lớn thì cànghiển thị được nhiều món.
Phục vụ quán hoặc thu ngân Order thì ngay lập tức sẽ hiển thị trên màn hình món và kèm theo tiếng chuông reo để nhân viên bếp biết có món mới và đọc cho bộ phấn chế biến, cho phép nhân viên bếp xem thông tin bàn mới chưa có món, tổng số lượng món trên tất cả các bàn, món mới, nhóm theo từng bàn,yêu cầu riêng của khách để làm món cho đúng yêu cầu của khách, khi làm xong món thì phần mềm sẽ in ra máy in nhiệt thông tin món bàn nào để nhân viên tiếp thực bưng đúng bàn cho khách.
Quản lý trả hàng ngay tại màn hình bếp sẽ nhận được thông tin yêu cầu huỷ món từ bộ phận quán cafe thì nhân viên bếp cho phép trả, huỷ món này hay không để báo bộ phận quán cafe báo lại cho khách, thông tin trao đổi lập tức và kịp thời.
Nhân viên bếp sẽ ghi nhận thông tin hết hàng hoặc bán số lượng trong ngày thì trên bộ phận quán cafe sẽ biết thông tin và phần mềm sẽ không cho Oder món đã hết và không cho Order số lượng lớn hơn số lượng còn. 

# 5. Quản lý thu ngân quán Cà Phê.

Ngay khi phục vụ Order thì thu ngân sẽ thấy sơ đồ bàn với bàn khách vào đổi màu và kiểm tra món trên bàn, với phần mềm quản lý Relipos thì thu ngân chỉ là thu tiền và đếm tiền trả lại cho khách, xuất hoá đơn VAT cho khách khi có yêu cầu, những tính năng chính của thu ngân là chuyển bàn, tách bàn, ghép bàn, in phiếu tạm tính và tính tiền. 
Relipos hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán, tiền mặt, thẻ, thẻ ảo Recoin, Hỗ trợ các chương trình khuyến mãi các thẻ Quà tặng như Voucher, Counpon và thẻ VIP, Thẻ Recoin( tích tiền).
Quản lý khách đặt cọc thu ngân sẽ ghi nhận phiếu thu tiền cọc khi khách đặt cọc và sẽ trừ tiền cọc khi khách tới sử dụng dịch vụ, quản lý khách nợ khi có yêu cầu ghi nợ và được phép ghi nợ thì thu ngân sẽ ghi nhận số tiền, số bill khách nợ lại và sẽ làm phiếu thu nợ khi khách quay lai trả tiền hoặc là văn phòng kế toán sẽ thánh toán cọc này.
Quản lý những giao dịch phát hành thẻ VIP, Recoin cho khách bằng các hình thức bán hoặc tặng tuỳ vào quyền hạn mà cho phép thu ngân làm. 
Ghi nhận và quản lý thông tin đặt bàn của khách, check lại thông tin với khách và confirm với khách có đến đúng giờ khách đặt hay không.
Cuối ca làm việc sẽ bàn giao tiền bạc và những chứng từ liên quan cho nhân viên ca sau hoặc kế toán, phần mềm Hợp Nhất sẽ có 2 hình thức giao ca.Cách 1 : Ra ca bằng báo cáo phần mềm sẽ in ra báo cáo giao ca có tổng tiền mặt tiền thẻ nhìn vào báo cáo này thu ngân giao lại số tiền đó cho kế toán. Cách 2 : Ghi nhận số tiền trong két vào phần mềm với cách này thu ngân sẽ ghi nhận toàn bộ số tiền với mệnh giá trong két vào phần mềm kế toán tại văn phòng sẽ có báo cáo so sánh số tiền thực tế và doanh thu và xử lý sai lệch của nhân viên thu ngân với cách này thì loại bỏ được hoàn toàn thất thoát tại bộ phận thu ngân.

Phân hệ quản lý thu ngân

# 6. Quản lý khách hàng cho Quán Cafe (CRM).

Phần mềm quản lý Crm Relipos quản lý thông tin khách hàng, quản lý giao dịch của khách hàng trong hệ thống, phân tích khách hàng tiềm năng, khách hàng sử dụng nhiều nhất, khách hàng thích món ăn nào nhất.
Quản lý chính sách giảm giá cài đặt chính sách áp dụng từ ngày đến ngày hoặc giờ vàng được giảm giá theo tổng bill hoặc theo những món được cài đặt trước, phân tích chính sách nào được nhiều khách ủng hộ để xây dựng chính sách tiếp theo. 
Quản lý thẻ VIP Quản lý thông tin giao dịch của thẻ tích điểm nâng hạng tự động giảm giá theo cấp độ của thẻ VIP như Member, Gold, Diamond ... Cho phép đổi điểm trong thẻ để lấy quà, quản lý thời gian và doanh thu giao dịch để tiếp tục duy trì cấp độ hay là xuống hạng thẻ của khách. 
Quản lý Thẻ ReCoin Tích điểm quy ra tiền thay thế tiền mặt cho lần ăn kế tiếp, như thẻ VIP thì được giảm giá trực tiếp trên bill nhưng đối với Recoin thì sẽ được trừ đi số tiền tích được vào lần ăn sau, và khách có thể nạp tiền vào trong thẻ này để sử dụng dần như là 1 thẻ ngân hàng nộp tiền trước và sử dụng sau.
Quản lý Online Marketing phần mềm Relipos xây dụng phân hệ SMS Marketing và Email Marketing để gửi Mail và gửi SMS thương hiệu để chúc mừng sinh nhật thông báo chương trình của Quán cho các khách hàng của mình trong hệ thống.

#7.Phân hệ quản lý kho Cafe.

Dựa vào số lượng hàng bán ra trong phần quản lý bán hàng Phần mềm quản lý Relipos phân hệ quản lý kho sẽ tự động phân ra Setmenu và dựa vào công thức chế biến để trừ kho các Nguyên Vật liệu hoặc Bán thành Phẩm chính xác nhất, khi Bếp chế biến Bán thành Phẩm thì phần mềm sẽ tự động trừ nguyên Vật Liệu để chế biến ra bán thành phẩm đó giá vốn bán thành phẩm sẽ là tổng hợp giá vốn của Nguyên Vật liệu và là đầu vào giá vốn hàng bán.
Cho phép khách hàng chọn 1 trong những phương pháp tính giá vốn như nhập trước xuất trước, nhập trước xuất sau hoặc bình quân gia quyền.
Ngoài những nghiệp vụ cơ bản của kho cafe thì Relipos cho phép xuất kho sử dụng, xuất kho huỷ ,phản ảnh chính xác các nghiệp vụ có thể xảy ra tại quán.
Sử dụng phân hệ quản lý kho và quản lý bán hàng sẽ tạo thành 1 mô hình khép kín và kiểm soát được thất thoát và giảm thiểu cho bộ phận kế toán phát sinh công việc nhập liệu. 
Ngoài ra Phần mềm còn cho phép xuất kho bán lẻ ngoài hệ thống khi bạn đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của một nhà cung cấp khác thì vẫn sử dụng được phân hệ quản lý kho Relipos được.

# 8.Quản lý tiền quán Cafe.

Module quản lý tiền cho phép Quản lý công nợ mua hàng của nhà cung cấp, quản lý thu tiền từ hệ thống bán hàng, quản lý các khoản thu khác, và quản lý toàn bộ các khoản chi như: chi lương, chi tạm ứng, chi tiền mặt bằng, điện nước .. 
Phần mềm Relipos cho phép quản lý tiền bằng hình thức tiền mặt hoặc tiền trong ngân hàng, cho phép quản lý công nợ khách hàng công nợ nhà cung cấp ngoài nghiệp vụ mua hàng như: nghiệp vụ mua dịch vụ, quản lý công nợ chi tiết theo từng phiếu, quản lý tạm ứng nhà cung cấp.Nếu ghi nhận tất cả nghiệp vụ thu chi vào hệ thống thì cuối kỳ bạn sẽ có được báo cáo kết quả kinh doanh và biết lãi lỗ trong kỳ để định hướng cho những kỳ kế tiếp. 

# 9.Quản lý yêu cầu mua hàng dành cho quán cafe.

Phân tích hàng tồn tối thiểu tối đa còn thiếu hay dư để đặt hàng tại trung tâm.
Phân tích nguyên vật liệu cần để chế biến bán trong bao nhiêu lâu.
Phân tích dữ liệu trong quá khứ để xác định quán cần bao nhiêu hàng bán trong tương lai  từ đó phân  ra nguyên vật liệu cần.

Yêu cầu mua hàng
Phân hệ mua hàng

# 10.Phân hệ mua hàng.

Tổng hợp yêu cầu mua hàng từ chi nhánh.
Phân tích yêu cầu so sánh giá để chọn nhà cung cấp phù hợp.
Đặt hàng từ nhà cung cấp và yêu cầu nhập kho.
Yêu cầu xuất hàng đi các kho chi nhánh.
Phân tích thêm hàng tồn tối thiểu cần có trong kho.

# 11. Phân hệ dành cho quản lý / Chủ quán.

Tức thời xem kết quả bán hàng trên điện thoại, máy tính bảng.
Quản lý toàn diện chuỗi cafe với hơn 40 báo cáo doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tồn kho,...
Dễ dàng đối chiếu, kiểm soát để phát hiện sai lệch khi bán hàng, tính tiền.
Hỗ trợ chủ quán quản lý: Thực đơn, Mua hàng, Kho, Khuyến mại, Công nợ, Quỹ tiền, Nhân viên.
Báo cáo sự cố xảy ra trong bán hàng có thể gây thất thoát.
Hỗ trợ báo cáo phân tích hàng bán nhanh bán chậm để ra chiến lược kinh doanh.
Phân tích chi tiết món doanh thu theo giờ, theo thứ, theo tháng.

Phân hệ dành cho quản lý / Chủ nhà hàng
Quản lý hệ thống chuỗi bằng mô hình Clound

#12. Quản lý hệ thống chuỗi quán cafe bằng mô hình Cloud.

Được xây dựng trên mô hình Cloud,quản lý tập trung tại trung tâm.
Các địa điểm bán hàng được xây dựng như mô hình Client độc lập.
Dữ liệu được truyền lên, xuống qua internet được bảo mật.
Các chi nhánh không ảnh hưởng khi mất mạng,tự động kết nối khi có mạng.
Internet có thể sử dụng cáp đồng,bán quang,quang hay USB 3G.
Tất cả dữ liệu được tự động cập nhật và lưu trữ tại máy chủ thông qua mạng internet.
Khi có sự cố về đường truyền mạng thì dữ liệu tạm thời được lưu trữ tại máy chi nhánh,các hoạt động bán hàng tại các chi nhánh dẫn hoạt động bình thường.
Khi sự cố mạng được khắc phục xong thì máy chủ tự động cập nhật lại tất cả các thông tin chưa cập nhật.
(chú ý : mất mạng không ảnh hưởng tới tình hình hoạt động tại chi nhánh bán hàng)

Video Demo Online