NHỮNG SAI LẦM TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO LÀM DOANH THU BỊ ẢNH HƯỞNG

Ngày đăng : 20/12/2017 - lần đọc:60

Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường thúc đẩy tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường nhằm tạo doanh thu chứ ít chú trọng tới việc quản lý kho hàng. Trong thực tế, kho là bộ phận chủ lực dễ dàng giúp tận thu tối đa lợi nhuận thu về nếu như biết cách giải quyết các vấn đề còn tồn đọng ảnh hưởng tới chính nguồn vốn của doanh nghiệp. Hãy cùng Relipos.vn phân tích và đưa ra giải pháp cho những sai lầm trong việc quản lý kho làm doanh thu bị ảnh hưởng.


Hiện nay, việc quản lý kho hàng thực sự rất quan trọng. Hàng hóa khi từ nhà cung cấp chuyển giao tới kho hàng, chờ đợi đến tay khách hàng là một quá trình đầy may rủi. Vì sao lại như thế? Khâu vận chuyển, kiểm kê nhập kho dễ dàng xảy ra thất thoát. Mối nguy đến từ nhiều nguồn mà bạn không thể theo sát hết được, cũng như cần nắm rõ từng giá trị của các loại sản phẩm nhằm đưa ra hướng đi tốt nhất thì việc kinh doanh mới thực sự thành công. Có thể nói quản lý kho hàng thực sự là một vấn đề phức tạp, số lượng hàng hóa được bán ra hay tồn kho, thậm chí mất mát ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của bạn. Hãy để Relipos.vn chia sẻ nỗi lo của chủ doanh nghiệp với bài phân tích những tồn đọng yếu kém trong công tác quản lý kho nhằm đem lại giải pháp hữu dụng nhất nhé.

Nhận biết những sai lầm trong việc quản lý kho làm ảnh hưởng tới hệ thống kinh doanh của bạn

Những sai lầm trong việc quản lý kho cần phải tránh xa

" Những con số biết nói ". Đây là điều cơ bản trong quản lý kho hàng. Hai yếu tố giúp bạn và nhân viên quản lý sản phẩm làm chủ nguồn vốn và doanh thu, đó chính là kiểm tra thông tin nhập – xuất hằng ngày. Tuy nhiên, thực tế phương pháp này phụ thuộc khá lớn vào doanh số kinh doanh và vòng đời sản phẩm, hơn thế nữa bạn luôn phải sẵn sàng đối mặt với hàng trăm rủi ro khác nhau. Các sai lầm dễ dàng bị mắc phải khi quản lý kho

1. Thiếu xót trong kiểm soát hoạt động

Nếu như không có số liệu nắm bắt cụ thể, bạn làm sao biết được đồng vốn của mình đã luân chuyển hay sinh lời như thế nào? Khó khăn cũng như sai lầm lớn nhất là theo sát từng món hàng. Điều đáng buồn là tình trạng gian lận rất dễ dàng xảy ra. Những số liệu ghi chép có thể sai lệch hay bị kê khống. Việc không chọn lựa kỹ càng nhân sự hoặc sử dụng nhân sự không phù hợp sẽ khiến hàng hóa trong kho rơi vào tình trạng " không cánh mà bay ". Tệ hơn nữa, giá trị cũng như công dụng thời hạn hàng hóa không có sự quản lý chặt chẽ gây ra những mất mát trực tiếp đến nguồn vốn. Khởi đầu tốt nhất là bắt tay vào kiểm soát theo dõi từng thông tin lưu trữ của kho hàng, việc rất quan trọng này chiếm nhiều thời gian cũng như công sức, bạn cần tìm được người thực sự tin tưởng thay thế bạn ở khâu này.

Brian Harej, chuyên gia phân tích về quản lý kho của công ty giải trí TopGolf, đã từng chia sẻ giải pháp do doanh nghiệp mà anh làm chủ trong việc quản lý kho nhằm tạo ra kết quả hiệu quả nhất. Doanh nghiệp này có sực hoạt động khá tích cực với 4 cơ sở tại Illinois, Texas và Virginia nhưng hệ thống nhà xưởng lại là một câu chuyện rất khác. TopGolf không hề quan tâm đến việc quản lý kho hàng và điều này thực sự tạo ra những áp lực lớn với chính các nhà điều hành và quản lý doanh nghiệp.
 
Brian Harej cho biết “ Chúng tôi không thể nắm chính xác đơn hàng đến cũng như gặp không ít khó khăn để kiểm tra xem sản phẩm nào đang được gửi đi”. Điều này gây ra những rắc rối không nhỏ cho chính doanh nghiệp khi “Nếu một cơ sở sản xuất không đủ yêu cầu, đôi khi chúng tôi không hề biết thông tin gì cho đến tận 1, 2 ngày trước khi cần đến các sản phẩm đó. Không thể để nhận đúng hẹn tất cả các sản phẩm yêu cầu từ cơ sở sản xuất.”
 
Để kiểm soát hoạt động tốt hơn và tránh gặp phải những trường hợp đáng tiếc như trên, Brian Harej đã phải nhờ tới sự can thiệp của phần mềm quản lý kho hàng. Và Brian Harej cũng như các nhà quản lý khác cũng không còn phải đau đầu đoán xem số lượng sản phẩm trong kho có đủ để đáp ứng các đơn hàng không.
 
2. Nhân viên kho không thực sự làm tốt công việc được phân công
 
Không chỉ dễ mắc sai lầm vì thiếu hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả, mà bạn có thể gặp phải những bài toán hóc búa liên quan đến vấn đề nhân lực nữa. Nhân viên quản lý kho hàng không chỉ là người hiểu rõ và sử dụng thành thạo sổ sách chứng từ quản lý cũng như có cách sắp xếp khoa học mà còn phải đáp ứng được là một người trung thực rõ ràng. Vì vậy, hãy cộng tác và thuê nhân lực phù hợp. Nếu không có nhân lực quản lý phù hợp, doanh nghiệp, cửa hàng của bạn có thể tiêu tốn hàng chục triệu cho đến trăm triệu doanh thu do quản lý kho hàng không hiệu quả.
 
Những người mà bạn tin tưởng sẽ giúp bạn quản lý kho hàng vì thực sự bạn sẽ cần đặt lòng tin rất lớn vào nhân sự tại vị trí này. Nếu không có một hậu phương vững chắc và đáng tin, những mục tiêu mà bạn đã đặt ra sẽ không bao giờ được hoàn thiện. Không chỉ tìm cho mình một trợ thủ đắc lực để quản lý kho, bạn cũng cần đào tạo các nhân viên khác về lĩnh vực này. Nhiều đơn vị cung cấp giải pháp quản lý kho hàng sẽ thực hiện những buổi đào tạo nhân viên cho bạn. Những buổi đào tạo này được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn và đây cũng là những thông tin quan trọng mà tất cả mọi người trong doanh nghiệp cần nắm vững ngay từ đầu.
 
3. Không dự tính hàng hóa theo sát chiến lược kinh doanh
 
Theo báo cáo sơ bộ vào năm 2015 của State of Small Business, 56% các doanh nghiệp nhỏ tham gia khảo sát đều có mong muốn được nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của mình. Bạn cũng có thể là một trong số đó. Tuy nhiên, bạn không thể nâng cao dịch vụ khách hàng nếu bạn không biết nắm rõ báo cáo tình hình sản phẩm tồn kho hay hướng giải quyết tình trạng tồn kho quá lớn của mình. Khi số lượng hàng hóa tồn kho lớn gấp nhiều lần số lượng hàng hóa được bán ra, nguồn vốn cũng như việc kinh doanh của bạn bị báo động.
 
Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến chính nhân viên của bạn khi không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và họ sẽ nhanh chóng chuyển hướng mua hàng tại một cửa hàng khác. Công việc kinh doanh của bạn không thể giải quyết những vấn đề của ngày hôm nay nếu bạn không kế hoạch từ trước. Bằng việc theo dõi thông tin hệ thống thường xuyên, bạn sẽ luôn biết được nhu cầu của khách hàng đang diễn biến ra sao và sẽ nhanh chóng có phương án chuẩn bị tốt nhất cho tương lai sau này. Vì vậy, hãy lập kế hoạch nhập hàng, đẩy hàng cho từng quý, 6 tháng hay 1 năm ngay từ hôm nay nhé bạn.
 
4. Không có hệ thống tự động
 
Nếu bạn đang sử dụng Excel hoặc các quy trình thủ công để quản lý sản phẩm, bạn đang tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để kiểm tra từng tờ giấy và sửa từng lỗi phát sinh. Đây chính là cơ hội để các sai lầm “xuất hiện”: các nghiên cứu đã chỉ ra rằng với mỗi dữ liệu được điền vào có thể tạo ra một lỗi cho mỗi 300 ký tự mà nhà quản lý nhập vào. Và những sai lầm nho nhỏ này có thể gây nên cơn đau đầu dai dẳng nếu số liệu của bạn bao gồm hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm.
 
Bên cạnh đó, bảng dữ liệu Excel hay các quy trình quản lý thủ công khó có thể được nhập số liệu theo thời gian thực hay hoặc cho phép nhiều người cùng truy cập cùng lúc. Một hệ thống tự động, thay vào đó, lại có nhiều đặc điểm nổi trội hơn như cho phép nhiều nhân viên đăng nhập và điền dữ liệu dù ở vị trí địa lý khác nhau. Trong khi đó, chỉ cần nhìn sơ qua các dữ liệu được cập nhập liên tục này bạn và các nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình vận chuyển,đơn hàng và yêu cầu sản xuất sản phẩm.
 
5. Kiểm kê kho hàng thiếu khoa học
 
Bạn có thường xuyên kiểm kê sản phẩm trong kho để xem các số liệu có khớp với nhau hay không? Mặc dù công việc này khá tốn thời gian nhưng là một việc rất cần thiết. Kiểm kê thực tế sẽ cho bạn biết tình hình kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, nếu bạn có hàng chục nghìn sản phẩm liệu việc kiểm kê truyền thống này có còn phù hợp? Sẽ mất vài ngày để kiểm hết chỗ hàng đấy và nếu có sai sót phát sinh bạn sẽ phải làm lại từ đầu. Thay vào đó, bạn có thể kết hợp kiểm kê thủ công với hệ thống kiểm tra tự động. Được quản lý theo mã vạch và mã sản phẩm, hệ thống kiểm kê sẽ lưu trữ thông tin sản phẩm và bạn chỉ cần đối chiếu theo mã vạch để biết tình trạng của kho hàng.
 
Quản lý kho hàng là khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh, không chỉ cho bạn biết số lượng sản phẩm còn bao nhiêu để lên kế hoạch sản xuất hay đặt hàng. Đây còn là những số liệu thực tế về tình hình kinh doanh của bạn từ đó giúp doanh nghiệp, shop bán hàng có chiến lược phát triển, khuyến mại phù hợp.
 

Giải pháp nào cho tất cả những sai phạm trong quản lý kho hàng

Hiện nay thị trường phần mềm quản lý bán hàng đã và đang phát triển rất mạnh mẽ. Người tiêu dùng dễ dàng tìm được cho mình một công cụ hỗ trợ quản lý kho thực sự hiệu quả. Những giải pháp mà phần mềm quản lý kho hàng Relipos.vn có thể đem tới cho bạn 

- Phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát hàng tồn kho diễn ra thường xuyên và dễ dàng hơn
 
Do tính chất phức tạp của hoạt động kiểm kê kho mà rất nhiều chủ cửa hàng bán lẻ thường ngại ngần tiến hành công tác kiểm kho thường xuyên, dẫn đến tình trạng hàng hoá thất thoát, không kiểm soát được. Nhưng khi sử dụng phần mềm có tính năng kiểm kho, việc kiểm kho thường xuyên trở nên dễ dàng hơn khi phần mềm bán hàng có thể tích hợp với các thiết bị đọc mã vạch. Bạn hoàn toàn có thể tiến hành kiểm kho sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số serial…. Việc kiểm kho sẽ rất nhanh chóng và có thể tiến hành thường xuyên.
 
- Phần mềm quản lý kho giúp nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho
 
Bạn có kế hoạch nhập hàng nên cần nắm bắt được chính xác mặt hàng nào còn số lượng bao nhiêu, tổng giá trị hàng tồn kho hiện tại như thế nào nhằm đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng một cách đúng đắn. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho sẽ cho bạn con số chuẩn xác trước khi đưa ra các quyết định này. Bởi khi sử dụng phần mềm quản lý kho, số lượng hàng hóa sẽ được tự động điều chỉnh tăng, giảm tương ứng với mỗi lần nhập hàng, bán hàng hay kiểm hàng tồn kho.
 
- Lên kế hoạch chính xác với phần mềm quản lý kho hàng
 
Quản lý tốt lịch sử hàng tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Bạn cũng có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác về việc đặt hàng nhà cung cấp. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.
 
- Tăng hiệu quả sử dụng vốn
 
Nắm được lượng  hàng tồn kho ,bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.  Phần mềm quản lý bán hàng  có tính năng kiểm hàng  tồn kho  sẽ đưa cho bạn một báo cáo tồn kho chi tiết với các mặt hàng vượt định mức tối đa hay dưới định mức tối thiểu. Điều này sẽ hỗ trợ người quản lí đưa ra quyết định ngừng nhập hay bổ sung nhập hàng với các mặt hàng nào. Qua đó, tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng vốn bị ứ đọng do nhập quá nhiều bị tồn trong kho.