CÓ NÊN DÙNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THAY CHO CON NGƯỜI KHÔNG?

Ngày đăng : 05/12/2017 - lần đọc:12

Quay trở lại 10 năm trước đây, khi chưa có bất kỳ phần mềm quản lý nào ra đời hỗ trợ con người, các cửa hàng vẫn kinh doanh rất tốt. Vậy tại sao phần mềm lại xuất hiện, nó có thực sự quan trọng, có thay thế con người giúp cửa hàng hoạt động hiệu quả, doanh thu tăng cao?


CÓ NÊN DÙNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THAY CHO CON NGƯỜI KHÔNG?

Chúng ta bắt đầu theo chân các công việc hàng ngày của một quán nhậu không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (tạm gọi là quán nhậu con người) và một quán nhậu có sử dụng (tạm gọi là quán nhậu phần mềm), để xem thử có sự khác biệt gì nhé!

Chuẩn bị trước khi mở cửa

Quán nhậu con người: Nhân viên đến và vào kho lấy bia, nước ngọt, khăn giấy, bàn ghế,... để chuẩn bị trước khi quán mở cửa. Số lượng lấy ra được ghi chép vào sổ để cuối ngày kiểm kê lại. Quản lý cửa hàng không thể biết được số lượng có đúng với số hàng đã được lấy ra không.

Quán nhậu phần mềm: Nhân viên đến, vào kho lấy hàng, mở phần mềm ra và kiểm tra xem số lượng hôm nay có đủ dùng không. Sau khi lấy hàng đủ thì nhấp số lượng từng mặt hàng vào phần mềm quản lý kho để quản lý có thể dễ dàng theo dõi.

Quán mở cửa kinh doanh

Order món

Quán nhậu con người: khi khách đến quán, nhân viên đưa menu để gọi món, rồi ghi chép lại trên giấy note của mình, sau đó nhắc lại tên các món đã đặt cho khách hàng nghe, cuối cùng đưa tờ giấy cho quầy nước và bếp. Vấn đề gặp phải:

 Nhân viên xơ suất ghi sai tên món nên bếp làm sai, khách hàng không hài lòng.

 Thời gian chờ ghi món cho một người quá lâu, nên số khách được phục vụ không nhiều, dẫn đến có nhiều khách phải chờ đợi.

 Khi khách muốn đổi hoặc ghép bàn, nếu nhân viên phục vụ không báo kịp thời sẽ dẫn đến sai sót khi tính tiền. Chưa kể đến hoá đơn thanh toán lộn xộn, không kiểm tra được thiếu hay thừa món ăn của khách.

Order món

Quán nhậu phần mềm: khi khách đến quán, nhân viên sẽ đưa menu điện tử được cài đặt bằng phần mềm trên máy tính bảng, khách hàng chỉ cần chạm vào màn hình sẽ thấy ngay được hình ảnh trực quan của món ăn, cũng như biết được món đó quán còn hay hết. Khi khách gọi món xong, nhân viên chỉ cần nhấn nút in trên màn hình thì tự động máy in ở bếp sẽ in ra danh sách các món khách đã đặt. Do đó nhân viên không cần tốn thời gian di chuyển nhiều, phục vụ được nhiều khách hàng hơn. Lợi ích của phần mềm:

 Nhân viên và khách hàng luôn biết món nào còn hay hết để gọi món khác thay thế ngay từ đầu.

 Nhấp chọn trực tiếp trên màn hình chạm nên không xảy ra tình trạng ghi sai tên món.

 Thời gian order rất nhanh chỉ vài giây, nên nhân viên có thể phục vụ được nhiều bàn, khách hàng không phải chờ lâu.

 Khi khách hàng muốn đổi bàn, nhân viên chỉ cần nhấn nút gộp bàn trong trình quản lý của phần mềm, mọi thao tác gọi món, thanh toán được chuyển đổi chính xác, nhân viên không phải gặp rắc rối tính nhầm bàn.

 Thời gian order rất nhanh chỉ vài giây

Thanh toán

Quán nhậu con người: Khách hàng gọi thanh toán, nhân viên sẽ dùng máy tính cộng giá những món đã gọi rồi thông báo số tiền cho khách. Vấn đề gặp phải:

 Nhân viên có thể sơ suất bấm sai giá, tính tiền nhầm.

 Tính toán bằng máy tính nên thời gian cho một khách là vài phút, nhưng đối với những hóa đơn số lượng nhiều thì có thể tới 10-15 phút, khá lâu.

 Khách hàng không thể xem lại số tiền chi tiết từng món, tạo sự thắc mắc, hoài nghi trong lòng khách hàng, dẫn đến cảm nhận không hài lòng về quán.

 Khá rắc rối khi khách hàng muốn thanh toán bằng thẻ mà quán lại không có máy quẹt thẻ.

 Chủ quán không kiểm soát được việc nhân viên gian lận kê cao giá để thu lợi.

Nhân viên tính tiền quá lâu

Quán nhậu phần mềm: Khách gọi thanh toán, nhân viên chỉ cần nhấp vào nút thanh toán trên giao diện phần mềm, hóa đơn nhanh chóng được in ra chi tiết. Lợi ích của phần mềm:

 Thanh toán nhanh chóng và chính xác.

 Khách hàng có thể kiểm tra lại mình đã gọi món gì, giá bao nhiêu và tổng hóa đơn có đúng không một cách dễ dàng, tạo cảm giác an tâm và hài lòng cao.

 Phần mềm có hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, ghi nợ, nên khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn.

 Chủ quán có thể xem được tất cả hóa đơn thanh toán của quán ngay lập tức mà không cần đến quán, hạn chế tối đa mọi gian lận.

Order nhanh chóng bằng phần mềm

Chương trình khuyến mãi

Mỗi khi áp dụng các chương trình khuyến mãi, các quán thường áp dụng tặng thêm quà tặng hay giảm giá một số món trong menu. Khuyến mãi thường giúp quán thu hút được nhiều khách, doanh thu tăng cao, thế nhưng lại rất dễ xảy ra thất thoát, khách hàng khiếu nại. Cùng xem thử hai quán nhậu này xử lý như thế nào nhé!

Quán nhậu con người: nhân viên phục vụ sẽ tự bấm máy tính để áp dụng các phần trăm giảm giá cho khách khi thanh toán. Vấn đề xảy ra:

 Có quá nhiều món với những mức giảm giá khác nhau, nhân viên không thể nhớ hết nên áp dụng thanh toán sai, làm khách hàng cảm thấy không vui.

 Khi khách hàng khiếu nại, nhân viên phải cộng đi cộng lại rồi giải thích chi tiết cho khách hàng, vừa tốn nhiều thời gian vừa mang lại ấn tượng không tốt.

 Ông chủ không thể kiểm soát được số lượng quà tặng đã được trao cho khách, dẫn đến trường hợp thất thoát.

Cuối cùng, khuyến mãi vẫn diễn ra, khách đến vẫn đông, mà chưa chắc quán lại có lời.

Chương trình khuyến mãi

Quán nhậu phần mềm: Nhân viên phục vụ trong lúc thanh toán, chỉ cần nhập mã chương trình giảm giá đã cài đặt trước đó vào phần mềm, rồi nhấn nút thanh toán là xong. Lợi ích của phần mềm:

 Việc thanh toán vẫn diễn ra nhanh chóng dù có thêm chương trình khuyến mãi.

 Mã giảm giá đã được cài đặt sẵn nên rất khó để xảy ra sai sót trong quá trình thanh toán.

 Khách hàng nếu có khiếu nại, nhân viên chỉ cần tra hóa đơn trong hệ thống rồi kiểm tra và chỉnh lại một cách nhanh chóng.

 Mọi hóa đơn thanh toán hay quà tặng đều được lưu lại trong dữ liệu của phần mềm nên chủ quán có thể kiểm soát được, không lo thất thoát.

Quản lý khách hàng

Kiểm kê cuối ngày

Kiểm kê số lượng bia, nước đóng chai

Quán nhậu con người: Nhân viên sẽ phải tự cộng lại số lượng bia, nước ngọt đã bán trong ngày dựa theo những hóa đơn đã ghi chép trong sổ. Sau đó đếm số lượng hàng trong kho để đối chiếu với ngày hôm qua còn lại. Vấn đề xảy ra:

 Mọi việc kiểm kê nhân viên đều phải thực hiện thủ công nên mất thời gian rất lâu mới hoàn thành.

 Việc sai sót hoàn toàn có thể xảy ra vì phải đếm số lượng quá lớn.

 Đối chiếu sổ sách khó khăn, nên tình trạng thất thoát dễ dàng xảy ra mà chủ quán không thể kiểm soát được.

Kiểm kê cuối ngày

Quán nhậu phần mềm: Nhân viên chỉ cần truy cập vào dữ liệu hệ thống để biết được số lượng bia, nước ngọt đã bán ra trong ngày. Sau đó kiểm tra số lượng trong kho còn lại rồi đối chiếu với ngày hôm qua. Lợi ích của phần mềm:

 Nhân viên không phải mất thời gian quá lâu để đếm đi đếm lại nhiều khâu.

 Hạn chế được sai sót khi kiểm kê số lượng sản phẩm.

 Chủ quán có thể biết được tình trạng hàng trong kho còn lại bao nhiêu, vừa giảm thất thoát lại chủ động trong việc đặt hàng mới cho quán.

Chủ quán có thể biết được tình trạng hàng trong kho còn lại

Kiểm kê sổ sách

Quán nhậu con người: Cuối ngày nhân viên sẽ phải ngồi lật sổ tính toán để biết được tổng thu chi trong ngày cũng như lợi nhuận của quán. Vấn đề xảy ra:

 Số lượng hóa đơn, sổ sách quán nhiều nên nhân viên không tránh được việc nhầm lẫn khi tính toán.

 Ngồi bấm máy tính, nhập sổ mất rất nhiều thời gian của nhân viên.

 Chủ quán muốn kiểm tra tình hình kinh doanh hay sổ sách thì phải trực tiếp đến quán, ngồi tính toán lại xem nhân viên đã làm đúng chưa, có gian lận thất thoát gì không, rất tốn thời gian, công sức.

Kiểm tra sổ sách

Quán nhậu phần mềm: Mọi hoạt động thu chi của quán đều đã được ghi nhận vào dữ liệu phần mềm, nhân viên không cần phải kiểm kê cuối ngày. Lợi ích của phần mềm:

 Các số liệu đều được phần mềm tính toán, nên không xảy ra sự nhầm lẫn kết quả.

 Chủ quán nhấp vào nút xem báo cáo trên giao diện phần mềm, chỉ vài giây là xem được tất cả hoạt động kinh doanh của quán theo ngày, tháng, quý.

 Đặc biệt, phần mềm có sẵn giao diện trên điện thoại, máy tính bảng nên không cần đến trực tiếp, chủ quán chỉ cần online ngồi ở nhà vẫn xem được các hoạt động kinh doanh thực tế đang diễn ra ở quán nhậu.

Diễn giải hình

Hiện nay đã có gần 10.000 cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý do Relipos cung cấp. Tại vì sao? Phần mềm có nhiều tính năng ưu việt, thanh toán nhanh, chính xác, quản lý từ xa hiệu quả, chi phí lại chỉ từ 200.000 đồng/tháng, quá hấp dẫn! Chúng tôi tặng bạn 30 ngày dùng thử miễn phí phần mềm quản lý  để có những cảm nhận chân thật nhất, đăng ký ngay nhé!